Suunnittelun ja arvioinnin yhteys

Arviointi on kiinteä osa kehittämistyötä. Arvioinnin avulla osataan tehdä oikeanlaisia korjauksia oikeaan aikaan. Laatuympyrä havainnoillistaa suunnittelun ja arvioinnin tiivistä yhteyttä ja sen prosessimaista, jatkuvasti uusiutuvaa luonnetta.

Laatuympyrä on katkeamaton kehä, jossa suunnitelmista seuraa toimintaa, jota arvioidaan. Arvioinnin perusteella tehdään korjaukset, jonka jälkeen voidaan taas edetä uuteen suunnitelmaan.

Kun suunnittelee arviointia, on mietittävä ensin, miksi ja kenelle arviointia tehdään. Arvioinnin tarkoitus on oltava tekijällä kirkkaasti selvänä, koska se myös suuntaa arviointia sellaiseen suuntaan, josta on oikeasti tekijälle hyötyä.

Kun tarkoitus on selvillä, voidaan miettiä, mitä oletuksia tai uskomuksia on kyseisen toiminnan tuloksista ja vaikutuksista. Näin tulee mietityksi se teoria, jonka toteutumista arvioinnin avulla pyritään selvittämään. Teorian testaamisen tueksi tulee miettiä arviointikysymykset ja arviointikriteerit.

Arviointikysymykset valikoituvat sen perusteella, mikä on olennaista kussakin toiminnassa onnistumisen kannalta. Hyvä arviointikysymys alkaa usein kysymyssanalla "Miten?". Arviointikriteerit taas ovat mahdollisimman yksiselitteisiä mittareita, joihin suhteutetaan toiminnan onnistuminen.

Tämän jälkeen mietitään, mitä tietoa tarvitaan ja miten se hankitaan.

Arviointisuunnitelman keskeiset kysymykset

Arvioinnin suunnittelu on osa toiminnon tai hankkeen suunnittelua. Arviointi on osa jatkuvaa kehittämistä. Alla olevat kysymykset on havaittu hyviksi arvioinnin suunnitteluvaiheessa. Niihin vastatessa on hyvä huomioida, että vastaukset tarkentuvat esimerkiksi hankkeen tavoitteiden täsmentyessä. Kysymyssarjaa on hyvä käsitellä kokonaisuutena.

• MIKÄ on arvioitava toiminta tai ohjelma?
• MIKSI arvioidaan? Mitä tai keitä arviointi palvelee? Mitä hyötyä arvioinnilta odotetaan? Tarkoitus määrittää valittavia menettelyjä ja välineitä
• KENELLE arviointi tehdään, kuka hyötyy arvioinnista?
• MILLOIN arvioidaan?
• MITEN toteutus? Valmentautuminen? Arviointiin osalliset ja osaaminen
• ARVIOINTIKYSYMYKSET:
  
• Mitä toiminnassa on luvattu?
• Mistä tiedämme onnistuneemme? Tavoitteiden ja arviointiperusteiden täsmentäminen, rajaukset ja arviointitehtävän määrittely, arvioijien valinta, sopiminen ja työsuunnitelman laadinta arvioinnin organisaatio ja ohjaus, lähestymistavan ja menetelmien valinta.
• KUKA tekee arvioinnin?
• RESURSSIT arviointiin?
• MINKÄLAISTA tietoa tarvitaan? Miten ja mistä tieto kootaan
• MITEN tietoa käsitellään ja analysoidaan? Tulosten käsittely ja johtopäätösten teko.
  
• RAPORTOINTI: milloin, miten, kenelle? julkistaminen?
• JATKO: Raportin/arviointitulosten tuleva käyttö?
  

Lähde: Lee LJ, Sampson JF. A Parctical Approach to Program Evaluation. Evaluation and Program Planning 1990; 13: 157-164., sovellus.

Kun kaikkiin kysymyksiin on vastattu, saattaa olla tarpeen tehdä joitakin tarkistuksia, esimerkiksi seuraavanlaisia:

• Ovatko resurssit suhteessa arvioitavaan toimintaan tai ohjelmaan? Onko arvioinnin tavoite selvä? Palveleeko se toimintaa tai hanketta?
• Onko järjestöllä riittävästi taloudellisia ja osaamisresursseja suunnitellun arvioinnin toteuttamiseen?
• Onko sillä tiedolla mitä arvioinnin tueksi kerätään mahdollista vastata esitettyihin arviointikysymyksiin?
• Onko raportoinnissa huomioitu kohderyhmä (esim. rahottaja, projektihenkilöstö ja sidosryhmät ovat kiinntostuneita hieman eri asioista.)

Arviointisuunnitelmaa tehtäessä tukea saa alla olevasta lomakkeesta. Työn edetessä on arviointisuunnitelmaa hyvä aika ajoin päivittää.