Arviointi ja seuranta

Projektin arviointi ja seuranta on tärkeää suunnitella alustavasti jo valmisteluvaiheessa. Projektisuunnitelman tekstiin tai liitteeksi laitetaan projektin arviointisuunnitelma (arviointisuunnitelman minimivaatimukset). Järjestöllä voi olla omat, sovitut tavat tai menetelmät arvioinnista, joita käytetään kaikissa järjestön projekteissa. Näin järjestö voi tehdä vertailevaa arviointia järjestön eri projekteista.

Projektia arvioivat ja seuraavat yleisimmin järjestön johto, projektin ohjaus- tai johtoryhmä, projektin vastaava(t), mahdollisesti projektin yhteistyökumppanit ja rahoittajat. Arvioinnissa on hyvä muistaa realismi, eli projektin arvioinnille ei tarvitse asettaa tieteellisen tutkimuksen kriteerejä (tutkimusprojektit ovat asia erikseen). Arvioinnin kohde ja arviointikysymykset on tämän vuoksi mietittävä erittäin tarkkaan. Se mitä projektissa vähintään voidaan tehdä on projektin itsearviointi, joka usein edeltää ja tuottaa aineistoa muulla tavoin tehdylle arvioinnille.

Projektin riskit kannattaa kartoittaa valmisteluvaiheessa ensimmäisen kerran. Tämän voi tehdä esimerkiksi riskianalyysin avulla. Tällöin tulee huomioitua monipuolisesti erilaisia riskejä ja arvioitua varasuunnitelmia. Projektin alussa tehty SWOT –analyysi (eli vahvuuksien, heikkouksien, mahdollisuuksien ja uhkien analyysi) osoittaa myös projektin mahdollisia riskejä. Esimerkiksi yhden projektityöntekijän projektien suurena uhkana on projektityöntekijän vaihtuminen. Tähän tilanteeseen on hyvä varautua jo varhaisessa vaiheessa ja suunnitella toiminnan dokumentointi niin, että mahdollinen uusi projektityöntekijä pystyy jatkamaan projektia. Riski- ja SWOT-analyyseja sekä projektin mahdollisuukisen ja uhkien arviointiin kehitettyä MUH-työkalua voi valmistelun lisäksi käyttää arvioinnin tukena projektin kuluessa ja loppuvaiheissa.

Muutaman vuoden mittaisen projektin vaikuttavuutta on useinmiten vaikea arvioida (mm. liian lyhyt aikaväli). Yhden projektityöntekijän käytettävissä oleva aika on varsin rajallinen ja tarvitaan projektin perustyöhön. Miten voisi mitata esimerkiksi projektin vaikuttavuutta kohderyhmän kokemukseen vaikkapa turvallisuuden tunteesta? Pienessä projektissa (rahaa n. 50 000 euroa/vuosi, yksi työntekijä) on aivan turhaa edes miettiä vaikuttavuuden mittaamista, sillä vaikuttavuutta pitäisi mitata pitkällä aikavälillä sellaisilla asetelmilla ja aineistoilla, joihin projektityössä on harvoin mahdollisuuksia.

Projektin suunnitteluvaiheessa on hyvä miettiä esimerkiksi oman järjestön johdon tai kehittämispäällikön kanssa sitä, miten projektin vaikutukset pyritään saamaan esille. On myös hyvä selventää itselleen onko kyse vaikuttavuudesta vai vaikutuksista.

Lisää projektin arvioinnin suunnittelusta voit lukea Sosiaaliportin sivuilta.