Riittävät resurssit

Projektin resurssit pitää miettiä tarkoin. Resursseja ovat tietysti raha, käytettävä aika ja projektissa toimivat henkilöt. Näiden lisäksi resursseiksi on suunniteltava myös toimivat työtilat ja asianmukaiset laitteet. Resursseja ovat myös projektin henkilöstön osaaminen, motivoiminen ja johtaminen. Kannattaa siis miettiä etukäteen projektin käytännön tarpeet - jo projektia haettaessa pitää olla tiedossa, mihin projektityöntekijä laitetaan koneineen istumaan mikäli rahoitus saadaan.

Projektin vastaavan kannattaa olla tiiviisti yhteyksissä järjestön taloushallintoon, ettei rahoituksen suhteen synny ikäviä yllätyksiä. Usein projektin tulee toteuttamaan ihminen, joka ei ole ollut suunnittelussa lainkaan mukana, joten projektin suunnittelussa käytettyjen tietojen dokumentoiminen ja siirtäminen tulevan projektityöntekijän käyttöön on myös huomioitava.

Projektin organisaatiossa kerrotaan, mitä henkilöstöresursseja tarvitaan. Pääsääntöisesti projektiorganisaation määrittelee emo-organisaation rakenne. Kerrotaan myös kuka saa päättää projektin asioista, kuka projektin toteuttaa ja keiden kanssa. Organisaatiokaavioita käytetään usein selventämään vastuusuhteita.

Projektin suunnittelussa pitää miettiä, mistä projektityöntekijä saa työssään tukea.

Eri järjestöissä on erilaisia nimityksiä ja käytäntöjä erilaisille tukiryhmille. Usein käytetään nimityksiä ohjausryhmä ja johtoryhmä, joilla on erilaiset roolit. Johtoryhmä tekee projektin tärkeät päätökset, ja ohjausryhmä koostuu asiantuntijoista, jotka tuntevat projektin substanssin ja osaavat yhdessä projektityöntekijän kanssa tukea ja arvioida projektin kulkua. Tärkeä tuki projektityöntekijälle voi myös muodostua erilaisista järjestötyöntekijöiden verkostoista (esim. ”projektijunnut” eli eri järjestöjen uusien projektityöntekijöiden oma verkosto, järjestöarvionti verkosto jne.).

Projektin yhteistyö- ja sidosryhmät ovat usein oman järjestön ulkopuolella toimivia tahoja, esimerkiksi muut järjestöt ja palveluntuottajat. Heillä voi olla tarvetta kehittää samansuuntaista toimintaa tai heillä voi olla samankaltaisia kohderyhmiä. Järjestöt etsivät yleensä yhteistyökumppaninsa omasta toimintaympäristöstään. Jos toimitaan tiiviisti esim. kunnan/kaupungin kanssa, halutaan projektista tiedottaa tälle taholle. Samalla tehdään projektia tunnetuksi.

Kirjoita hakemukseen todelliset yhteistyökumppanit (siis ei sellaisia, joiden kanssa ehkä-mahdollisesti-joskus voitaisiin tehdä yhdessä jotain) eli sellaiset, joiden kanssa alustavia neuvotteluja on jo käyty ja voidaan hyvin sopia työnjaosta. Projektisuunnitelma kannattaa kirjoittaa ajan kanssa senkin takia, että voidaan löytää mahdolliset hyvät yhteistyökumppanit projektiin. Sidosryhmänä voi toimia myös taho, jonka kanssa ei olla jatkuvasti tekemisessä, mutta jonka on tarpeellista tietää projektista.