Arviointisuunnitelman minimivaatimukset

Alussa päätetään, mitä projektissa on olennaista arvioida. Kaikkea projektissa tapahtuvaa ei voi arvioida, vaan rajauksia on tehtävä. Arviointi suhteutetaan projektin kokoon – pienessä projektissa on pienempi arviointi. Arvioinnin tulee aina olla mielekästä projektin kannalta, ei kannata arvioida pelkästään arvioinnin vuoksi. Jo projektin suunnitteluvaiheessa tehdään alustava suunnitelma arviointia varten, mutta suunnitelma tietenkin joustaa ja elää prosessin mukana. Arviointisuunnitelmaa tarkennetaan projektin edetessä. Alkuvaiheen arviointisuunnitelman tukena voi käyttää mm. seuraavia peruskysymyksiä.

Mitä arvioidaan?

Kuvaa arvioinnin kohde (projekti tai toiminto). Vaikuttavuuden arvioinnista ei kannata yleensä puhua, koska vaikuttavuuden arvioimiseksi tarvitaan pitkäaikaista, tutkimuspainotteista lähestymistapaa. Kehittämisprojektissa keskeisiä ovat tuotokset ja mahdolliset vaikutukset.

Miksi ja kenelle arvioidaan?

Arviointi tekee näkyväksi projektin prosessin sekä projektin kuluessa että loppuarviointia varten. Loppuarvioinnilla osoitetaan, missä on onnistuttu, missä ei ja onko toivottuun tulokseen päästy. Toisaalta prosessin aikainen arviointi on tärkeää oman työn kehittämisen, tukemisen ja jäsentämisen sekä näkyväksi tekemisen vuoksi. Mieti, ketä varten arviointia tehdään (esim. työyhteisö, emo-organisaatio tai kohderyhmä) ja mihin sitä käytetään. Nykyisin rahoittajat vaativat arviointia – ota ajoissa selvää, millaiset ovat rahoittajan vaatimukset (esimerkiksi onko rahoittajalla valmis kaavake tms.).

Miten arvioidaan?

Pohdi arviointimenetelmiä sen mukaan, millaiset resurssit projektissa on ja mikä on arvioinnin kohde. Työyhteisössä voi myös olla käytössä (projektien) arviointimenetelmiä. Arviointia voidaan tehdä itsearviointina, sisäisenä arviointina ja/tai ulkoisena arviointina. Itsearviointi on yleensä projektin tärkein arviointitapa, ulkoista arviointia puolestaan käytetään vain suurissa projekteissa (esim. RAY:lla yli 500 000 euron projektit). Tarkista oman rahoittajasi näkemys. Mieti alustavasti arvioinnin aikataulutus (puolen vuoden välein, puolivälissä, lopussa jne.).

Muista: jos vielä projektin päätyttyä tuntuu siltä, että voisit tehdä kaiken samalla tavalla uudelleen, tulosta ei ole syntynyt!