Projektin loppuvaiheen suunnittelu

Yleensä projektin tuloksia pyritään hyödyntämään myös projektin jälkeen. Projektista riippuen tuloksia voidaan esimerkiksi juurruttaa, levittää tai mallintaa. Joissain tapauksissa (esim. projekti, jossa pyritään tuottamaan 15 uutta opasta projektille) toiminnan jatkuminen projektirahoituksen päätyttyä ei ole tarkoituksenmukaista.

Juurruttamisella tarkoitetaan projektin toiminnan tai palvelun siirtämistä olemassa oleviin rakenteisiin, joissa toiminta jatkuu perustoimintana projektin jälkeen. Levittämisellä puolestaan tarkoitetaan toiminnan tai palvelun levittämistä maantieteellisesti laajemmalle alueelle (esim. projektissa voi olla pilottina kolme kuntaa, ja jatkossa toiminta yritetään laajentaa kaikkiin Suomen kuntiin). Projektin suunnitteluvaiheessa sekä juurruttamisen että levittämisen miettimiseen kannattaa varata aikaa, vaikka nämä ajallisesti selvästi liittyvät hankkeen loppupäähän. Projektille alussa laadittu viestintä- ja levittämissuunnitelma auttaa selkeyttämään tehtäviä ja niiden aikataulutusta.

Mieti, kannattaako kirjoittaa projektista loppuraportti, vai menisikö viesti paremmin perille esimerkiksi loppuseminaarin tai artikkelin avulla. Koko projekti dokumentoidaan yleensä loppuraporttiin. Projektin tuotoksena voi syntyä myös erilaista materiaalia; esitteitä, julisteita, videoita, ohjekirjasia jne. Jos hankkeessa on kehitetty esim. uudenlaista toimintaa, voidaan sen toimintamalli tuotteistaa. Esimerkkinä tuotteistuksesta on Kuntoutuksen edistämisyhdistyksen Iäkkäiden kuntoutusneuvolan tuotteistus 2005-2007. Tuotokset pitää miettiä tarkoin, ettei luvata sellaista, mitä ei voida toteuttaa.

Projektitoiminta on oppimista. Projektisuunnitelmassa on vaikea tehdä johtopäätöksiä projektista, mutta oletettavat johtopäätökset kannattaa kirjoittaa jo suunnitelmaan. Joka tapauksessa kehittämisprojekteissa on tarkoitus nimenomaan kehittää (uudenlaista) toimintaa, joten suunnitelmat muuttuvat matkan varrella ja toki etukäteen oletetut johtopäätökset saattavat muokkautua uudelleen.