Viestintäsuunnitelma nojaa Paula Launosen esitykseen JÄRVI-työpajassa marraskuussa 2006.

Mikä: Miltei kaikissa hankkeissa viestintä on tärkeässä roolissa. Hankkeesta tiedotetaan vähintäänkin järjestön sisällä, mutta useimmiten myös rahoittajille, yhteistyökumppaneille, sidosryhmille ja hankkeen kohderyhmälle. Viestintäsuunnitelma auttaa jäsentämään viestintää, sen toteutumisen seurantaa ja arviointia.

Milloin: Viestintäsuunnitelma soveltuu viestinnän suunnitteluun ja itsearviointiin hankkeissa ja järjestöissä. Suunnitelman täyttää ja sen toteutumista seuraavat hanketoimijat. Järjestöt, joissa on paljon hankkeita hyötyvät suunnitelmista, mikäli esimerkiksi viestintäpäällikkö tms. kerää suunnitelmat. Tässä tapauksessa saatetaan saada myös synergiaetuja koordinoimalla useamman hankkeen viestintää samanaikaisesti.

Miten: Viestintäsuunnitelma voidaan tehdä, kun hankesuunnitelma on olemassa. Se kannattaa liittää vuotuiseen toimintasuunnitelmaan eli käytännössä tehdä noin kerran vuodessa. Huomionarvoista on, että viestintäsuunnitelmassa hyödynnetään koko järjestön resursseja. Esimerkiksi järjestön toiminnanjohtaja, hankkeen ohjausryhmä jäsenet tai vapaaehtoistoimijat voivat saada roolin hankkeen viestinnässä.

Arviointi: Viestintäsuunnitelman toteutumista seurataan aikataulun (kohta 8. ks. liiteosa) avulla, jossa määritellään tehtävät, niiden aikataulu ja vastuutaho. Varsinaiset arviointikysymykset johdetaan tarvittaessa kohdasta ”toimenpiteet” (kohta 5 ks.liiteosa), jossa tehtävät on määritelty laveammin. Arviointi liitetään osaksi hankearviointia.

Muuta huomioitavaa: Viestintäsuunnitelmaa on testattu mm. JÄRVI-hankkeessa. Suunnitelman tekeminen edellyttää viestinnän tavoitteiden määrittelyä. Se on käyttökelpoinen vahvasti viestintää painottavissa hankkeissa ja isommissa hankkeissa. Pienissä hankkeissa (esim. 0,5 -1 henkilön työpanos) kysymyksiä voi hyödyntää osana hankesuunnitelmaa.